De toekomst is niet exact te voorspellen, wel beter
Je hoort het vaak: “Als ik de toekomst kon voorspellen, was ik nu rijk geweest!” En dat klopt. Maar net zo vaak hoor je: “De toekomst is niet te voorspellen.” Daar ben ik het niet mee eens. Wel ben ik het ermee eens dat de toekomst niet exact te voorspellen is. Dat is een wezenlijk verschil.
Juist als het moeilijk is
Juist wanneer iets onvoorspelbaar lijkt, loont het om de moeite te nemen het toch te voorspellen. Het is te gemakkelijk om af te haken omdat het lastig is of omdat de uitkomsten misschien niet perfect nauwkeurig zijn. Wie dat doet, accepteert in feite dat hij, wat overdreven gezegd, geen idee heeft van wat er komen gaat. En dat kan een organisatie zich niet veroorloven.
Neem een supermarkt. Zonder een idee van hoeveel klanten er komen en hoeveel artikelen er verkocht worden, is geen werklastberekening te maken en ontstaat er nooit een passend rooster. Het gevolg: ergernis bij klanten en overbelaste medewerkers, of juist improductieve uren en onnodig hoge kosten. Hetzelfde geldt voor de industrie, waar productieplanning en voorraden afhangen van de verwachte vraag, en voor de gezondheidszorg, waar patiëntenstromen de inzet van personeel en ruimtes bepalen.
Beter dan niets, en vaak veel beter
Ik stel bewust niet dat de toekomst exact voorspelbaar is. Wel stel ik dat met gerichte aandacht een aanzienlijk nauwkeuriger beeld van de toekomst ontstaat dan zonder. En dat levert veel op:
- Hogere klanttevredenheid, omdat de dienstverlening aansluit op de vraag.
- Hogere medewerkertevredenheid, door een evenwichtige werkdruk en voorspelbare roosters.
- Hogere productiviteit, doordat capaciteit wordt ingezet waar en wanneer die nodig is.
- Hogere bezettingsgraad van mensen en middelen.
- Hoger rendement, door minder verspilling en betere beheersing van kosten.
Geen rocket science, wel discipline
Ik heb ruime ervaring met het inrichten van processen die tot een goede toekomstvoorspelling leiden. Het is geen rocket science, maar het vraagt wel om discipline en nauwkeurige analyse. Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn:
- Trendmatige ontwikkelingen. Structurele groei, krimp of seizoenspatronen die zich in de historie aftekenen.
- Voorzienbare verstoringen. Gebeurtenissen die het normale patroon doorbreken, zoals feestdagen, vakanties, weersinvloeden of wijzigingen in wet- en regelgeving, en die vooraf te identificeren zijn.
- Effecten van eigen initiatieven. Acties vanuit de organisatie zelf, zoals promoties, nieuwe producten of procesveranderingen, die het werkaanbod beïnvloeden.
- Simulaties van eigen initiatieven. Vooraf doorrekenen wat een initiatief betekent voor werklast, capaciteit en uiteindelijk het rendement, zodat u onderbouwd kunt kiezen.
Overtuigd?
En zo niet: dan nodig ik u graag uit om met mij in gesprek te gaan en mij te challengen!